Energieversorgung
Datenschutz / Legal & Compliance
Aufbewahrung & Löschung
Clarifall-Complaint
Verstreute Falldaten und unterschiedliche Aufbewahrungsanforderungen lieferten kein klares Gesamtbild. Es war unklar, welche Daten noch für die Nachweisführung benötigt wurden und welche bereits hätten gelöscht werden müssen. Dadurch wurden Auskunftsersuchen und Aufbewahrungsprüfungen eher auf Basis manueller Suche als auf Basis eines verlässlichen, systematischen Prozesses bearbeitet.
Für Energieversorger müssen bestimmte Falldaten als Nachweis erhalten bleiben. Gleichzeitig dürfen personenbezogene Daten nach DSGVO nicht länger gespeichert werden, als sie benötigt werden.
Die Falldaten waren zudem über Ticketsystem, E-Mail-Verläufe und gemeinsame Laufwerke verteilt. Dadurch waren Fristen und gespeicherte personenbezogene Daten nur schwer systematisch nachvollziehbar.
Für ein Auskunftsersuchen mussten Informationen aus verschiedenen Systemen manuell zusammengetragen, abgeglichen und geprüft werden. Gleichzeitig war unklar, welche Falldaten ihre zulässige Aufbewahrungsfrist bereits überschritten hatten.
Bereits beim Öffnen eines Falls wird eine passende Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen. Die regulatorische Nachweisaufbewahrung und die DSGVO-Speicherbegrenzung werden parallel gesteuert – ohne dass eine manuelle Prüfung erforderlich ist und trotz Löschung bleibt ein sauberer und nachvollziehbarer Audit-Trail durch Metadaten.
Falldaten aus verschiedenen Systemen, Postfächern und Laufwerken müssen einzeln gesucht und zusammengeführt werden.
Zudem kann es zu DSGVO Verletzungen kommen da Personendaten unrechtsmäßig gelöscht werden, oder der gesamte Log einschließlich Audit verworfen werden.
Alle beschwerdebezogenen personenbezogenen Daten liegen in einer zentralen Fallakte und können strukturiert gefunden und bearbeitet werden.
Selbst bei Löschung der personenbezogenen Daten bleibt der Audit-Trail durch Metadaten stabil und nachverfolgbar.
Aufbewahrungsrichtlinien werden konsistent angewendet.
Relevante Falldaten liegen in einem System.
Ein unveränderbarer Audit-Trail dokumentiert, was wann und nach welcher Richtlinie passiert ist.
Legal & Datenschutz können sich stärker auf fachliche Bewertungen konzentrieren.
